Tietosuoja ja rekisteriseloste

Keski-Vantaan Musiikkiopiston tietosuoja ja rekisteriseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa minkälaista tietoa keräämme asiakkaistamme, kuinka käytämme keräämäämme tietoa ja kuinka se on suojattu. Tämä tietosuojaseloste sisältää myös rekisteriselosteen tiedot.

Rekisterinpitäjä
Keski-Vantaan Musiikkiopistoyhdistys ry.
PL 248
01511 Vantaa
Y-tunnus: 2182305-7
Puhelin: 0400 240 971

Rekisterin nimi
Eepos oppilashallintarekisteri
Atsoft oy Asteri -palkanmaksuohjelma palkansaajarekisteri

Henkilötietoja ovat henkilötietolain 3 §:n mukaan kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinsuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi.

Henkilötietolaissa oleva määritelmä merkitsee sitä, että lähtökohtaisesti kaikki luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot ovat henkilötietoja. Merkitystä ei ole sillä, millä keinoin tai mille alustalle tieto on tallennettu. Tieto voi olla tallennettu esimerkiksi käsin, koneellisesti tai sähköisesti. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, sijaintitiedot, kuvat, sähköpostiosoite, potilastiedot ja tietokoneen IP-osoite.

Henkilötietojen käsittely tarkoittaa henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista ja tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä.

Henkilörekisteri tarkoittaa käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja ilman kohtuuttomia kustannuksia (looginen rekisteri).
Rekisteröity tarkoittaa henkilöä, jota henkilötieto koskee.

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen oikeusperusteena rekisteröidyn antama suostumus sopimuksen täytäntöönpanoon eli oppilaspaikan hyväksyminen.

Oppilaan henkilötietojen kerääminen perustuu oppilaan yksilöimiseen. Oppilas pystytään näin ollen merkitsemään opettajan/ryhmän oppilaaksi, hänelle pystytään antamaan erinäisistä opintosuorituksista arvioita, hänelle pystytään antamaan yksilöity matrikkeliote suoritetuista opinnoista esimerkiksi lukioon pyrittäessä, hänelle voidaan opintojen päätteeksi antaa todistus suoritetusta oppimäärästä. Oppilaan opintotietojen mukaan saamme muodostettua hänelle lukukausimaksun, joka määräytyy opintojen mukaan kullekin oppilaalle henkilökohtaisesti. Alaikäisten lukukausimaksuja varten tarvitsemme huoltajien tiedot. Oppilaan opettajat tarvitsevat oppilaan / oppilaan huoltajien yhteystiedot yhteydenpitoa varten. Eli henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tiedotukseen, laskutukseen, koulutuksiin ilmoittautumiseen, yhteydenpitoon, tilastotietojen keruuseen ja muihin asiointiin liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja
niiden mahdollistamiseksi.

Työntekijöiden henkilötietojen kerääminen perustuu oppilaan turvaan (rikosrekisteriote). Muut tiedot tarvitaan selvittämään työntekijän pätevyys sekä palkan maksua varten.

Rekisterin sisältämät tiedot
Asiakas itse täyttää seuraavat tiedot rekisteriin:

Opiskelijan Etu- ja sukunimi
Opiskelijan henkilöturvatunnus
Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Mahdollisesti myös opiskelijan puhelinnumero, sähköposti sekä osoite
Opiskelijoilta myös opintotieto / opintotiedot / toiveet

Työntekijän Etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
Työntekijät itse kirjaavat oman osoitteensa, puhelinnumeronsa ja sähköpostinsa rekisteriin.
Työtekijän pankkiyhteystieto / verotustiedot
Työntekijän rikosrekisteriote

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja tarkistetaan Keski-Vantaan Musiikkiopiston asiakkailta asiakassuhteen aikana kevään
jatkoilmoittautumisen yhteydessä. Eli tuolloin huoltajat itse tarkistavat omat tietonsa. Sekä mahdollisen asiakassuhteen
syntymiseksi tehtävän työn aikana eli oppilaan ensi kertaa ilmoittautuessa opistoon opiskelijaksi.

Tietojen luovutus
Ei tietoluovutuksia.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kuinka oppilaitos käsittelee tietoja?
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat toteuttavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi.

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja, ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekistereistä ei muodosteta pysyviä manuaalisia aineistoja. Tilapäiset ja työaikaiset listaukset säilytetään huolellisesti ja luottamuksellisesti ja hävitetään käytön jälkeen.

Tietojen säilytys
Rekisterin tietoja säilytetään tietokantamuodossa suojatussa ja vartioidussa palvelukeskuksessa. Pilvipalvelut noudattavat yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Rekistereistä ei muodosteta pysyviä manuaalisia aineistoja. Tilapäiset ja työaikaiset listaukset säilytetään huolellisesti ja luottamuksellisesti ja hävitetään käytön jälkeen.

Rekisterin henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti, pääsääntöisesti vuosittain. Virheelliset tiedot korjataan säännönmukaisesti. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat toteuttavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi.

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja, ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin pitäjä myös velvoittaa rekisteriohjelma-palveluntarjoajia huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.

Rekisteritietojen tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot henkilötietolaissa tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Henkilötietojen korjaaminen ja poistaminen rekisteristä
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, puutteellisten, tarpeettomien taikka vanhentuneiden tietojensa korjaamista tai poistamista ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle. Käyttäjän tiedot voidaan poistaa rekisteristä käyttäjän pyynnöstä.

Ilmoittautuessaan ja ottaessaan oppilaspaikan vastaan, asiakas hyväksyy tietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Opiston palvelujen jatkuva käyttö uuden version julkaisun jälkeen katsotaan muokattujen ehtojen hyväksynnäksi.

Tämä kuvaus on päivitetty viimeksi 21.5.2018